3 أسباب تجعل موردك الحالي يخذلك

يمكن للمورد أن يبدو جيدًا على الورق بينما يعمل على إبطاء عملك بهدوء. تصل الطلبات متأخرة. تتغير جودة المنتج من دفعة إلى أخرى. يقضي فريقك ساعات في طلب التحديثات بدلاً من خدمة العملاء أو التخطيط للمرحلة التالية من النمو. لقد رأيت هذا يحدث مع تجار التجزئة والمصنعين والبائعين عبر الإنترنت. غالبًا ما يلقي صاحب العمل اللوم على تكاليف المبيعات أو التوظيف أو الشحن. بعد التحقق من العملية، غالبًا ما يكون المورد جزءًا من المشكلة. فيما يلي ثلاث علامات يجب البحث عنها. ## 1. مواعيد التسليم الخاصة بك مستمرة في التحرك وقد يحدث تأخير واحد. قد يتم الاحتفاظ بالمواد في الميناء، أو قد تفوت شركة النقل شاحنة صغيرة، أو قد يحتاج خط الإنتاج إلى الإصلاح. النمط المتكرر مختلف. إذا أعطاك المورد الخاص بك تاريخ التسليم وقام بتغييره عدة مرات، يصبح من الصعب إدارة الجدول الزمني الخاص بك. قد تحتاج إلى تأخير طلبات العملاء، أو تعديل ساعات عمل الموظفين، أو دفع مبلغ إضافي مقابل النقل بشكل أسرع. لقد عملت ذات مرة مع بائع صغير للسلع المنزلية كان يخطط لمخزونه الشهري خلال فترة زمنية تبلغ عشرة أيام للمورد. من الناحية العملية، غالبًا ما تستغرق الطلبات من أسبوعين إلى ثلاثة أسابيع. لم يكن لدى البائع مخزون كافٍ لحملة موسمية واضطر إلى تقليل عدد المنتجات التي يتم الترويج لها. ولم تكن القضية مجرد تأخر في التسليم. قدم المورد أيضًا تحديثات بعد انقضاء تاريخ الشحن المخطط له. ### ما يجب التحقق منه اطلب من المورد الخاص بك الحصول على سجلات من الأشهر الثلاثة إلى الستة الماضية: - تاريخ التسليم الموعود - تاريخ الإرسال الفعلي - تاريخ الوصول الفعلي - عدد الطلبات المتأخرة - سبب كل تأخير - الإشعار المقدم قبل التأخير انظر إلى النمط، وليس طلبًا واحدًا معزولًا. يمنحك المورد الذي يعترف بالتأخير مبكرًا مجالًا للتكيف. المورد الذي يظل صامتًا حتى الموعد النهائي يخلق ضغطًا إضافيًا على فريقك. يمكنك أيضًا طلب هدف خدمة بسيط، مثل: - تأكيد الطلب خلال يوم عمل واحد - إرسال التحديثات عند نقاط التفتيش المتفق عليها - إشعار مبكر عند احتمال حدوث تأخير - جهة اتصال محددة للمشكلات العاجلة يجب أن تظهر هذه النقاط كتابيًا. يمكن لاتفاقية المورد القصيرة أن تمنع العديد من المحادثات غير الواضحة لاحقًا. ## 2. تتغير جودة المنتج من دفعة إلى أخرى من السهل تفويت الجودة غير المتسقة عندما تركز على المبيعات. شحنة واحدة قد تلبي معيار العينة الخاصة بك. قد يكون للمنتج التالي ألوان أو أحجام أو مواد أو عبوات أو أداء مختلف. يحتاج موظفوك بعد ذلك إلى فحص المزيد من العناصر والتعامل مع المرتجعات وشرح المشكلات للعملاء. بالنسبة لعلامة تجارية للملابس، قد يبدو ذلك كخياطة غير متساوية أو وزن قماش مختلف. بالنسبة لموزع الأجهزة، قد تظهر كأجزاء لا تتناسب مع بعضها البعض. بالنسبة لشركة تغليف المواد الغذائية، قد يشمل ذلك قوة الختم أو جودة الطباعة. التكلفة تتجاوز العناصر المعيبة. قد يفقد عميلك الثقة في العلامة التجارية لأن المنتج لم يتطابق مع الطلب السابق. ### ما يجب التحقق منه قم بإنشاء قائمة مراجعة مكتوبة للجودة تتضمن: - قياسات المنتج - متطلبات المواد - مراجع الألوان - تفاصيل التغليف - معلومات الملصق - خطوات الاختبار - حدود العيوب المقبولة احتفظ بعينة معتمدة أو سجل صور واضح. يجب أن يستخدم فريقك والمورد نفس المرجع. قم بفحص جزء صغير من كل شحنة عندما تكون المخاطر عالية. سجل النتيجة بالتواريخ والصور. يمنحك هذا دليلاً مفيدًا عند مناقشة مشكلة متكررة. لا يحتاج المورد الجيد إلى الموافقة على كل طلب. يجب أن يكون المورد قادرًا على شرح كيفية فحص الجودة، ومن يوافق على الدفعة، وماذا يحدث عندما يفشل أحد العناصر في الفحص. إذا تغيرت الإجابة في كل مرة تسأل فيها، فقد لا تكون العملية تحت السيطرة. ## 3. يعتمد التواصل على شخص واحد. قد يستجيب المورد بسرعة عندما يتوفر مندوب مبيعات واحد. عندما يأخذ هذا الشخص إجازة، أو يغير الأدوار، أو يتوقف عن الرد، يصبح من الصعب تتبع طلباتك. وهذا يخلق عملية هشة. قد لا تعرف من وافق على السعر، أو مكان الشحنة، أو ما إذا تم قبول تغيير الإنتاج. يقضي فريقك وقتًا في البحث في الرسائل وإعادة توجيه رسائل البريد الإلكتروني القديمة. غالبًا ما تظهر مشكلات الاتصال قبل مشكلات العرض الأكبر. يمكن أن تصبح الرسالة الفائتة اليوم بمثابة فتحة إنتاج ضائعة في الأسبوع المقبل. ### ما الذي يجب التحقق منه راجع كيفية تعامل المورد الخاص بك مع الاتصالات الروتينية والعاجلة: - هل يوجد بريد إلكتروني مشترك أو نظام طلب؟ - هل لديك أكثر من جهة اتصال؟ - هل يتم تأكيد التغييرات كتابيا؟ - هل يستطيع المورد تقديم حالة الطلب دون تأخير طويل؟ - هل يتحمل أحد المسؤولية عند ظهور مشكلة؟ حاول إرسال نفس النوع من الطلب إلى المورد أكثر من مرة. تتبع المدة المستغرقة للحصول على إجابة مفيدة. الرد السريع الذي لا يحتوي على معلومات واضحة لا يحل المشكلة. أفضّل إجراء تحديث أسبوعي بسيط للأوامر النشطة. ويمكن أن تتضمن حالة الإنتاج والكميات المكتملة وتاريخ الإرسال المتوقع ومعلومات التتبع والأسئلة المفتوحة. التنسيق القصير يجعل من السهل على كلا الجانبين الحفاظ على محاذاة. ## كيف سأقرر البقاء أو التبديل؟ لن أغير الموردين بعد طلب متأخر أو شكوى واحدة تتعلق بالجودة. يمكن أن يؤدي تغيير الموردين إلى تكاليف جديدة واختبار العمل ووقت التعديل. أود مقارنة الصورة الكاملة: - أداء التسليم - جودة المنتج - الاتصالات - تغيرات الأسعار - الاستجابة للمشكلات - القدرة على دعم حجم الطلب المتوقع امنح المورد خطة تحسين واضحة مع التواريخ والنقاط القابلة للقياس. اطلب إجابة توضح ما الذي سيتغير ومن سيديره. إذا استمرت نفس المشكلات بعد التواصل الواضح، فقد يكون المورد يحد من عملك. في تلك المرحلة، كنت أتحدث مع الموردين الآخرين مع الحفاظ على استقرار الطلبات الحالية. تمنحني المراجعة التدريجية تحكمًا أكبر من التبديل المتسرع. يجب أن يساعدك المورد الخاص بك في التخطيط بثقة. عندما تتغير مواعيد التسليم، وتتغير الجودة، وتتعطل الاتصالات، فإن عملك يحمل المخاطر. تتبع الأنماط، وتوثيق المشكلات، والحكم على المورد من خلال الأداء المتسق بدلاً من الوعود.

عندما يتخلف المورد عن التسليم، أو يغير السعر، أو يرسل بضائع لا تتطابق مع العينة، نادرا ما تبدأ المشكلة بشحنة واحدة سيئة. السبب الحقيقي غالبا ما يكون أعمق: توقعات غير واضحة، أو ضعف الاتصالات، أو سوء تخطيط الإنتاج، أو العلاقة بين المشتري والمورد المبنية فقط على السعر الأدنى. لقد رأيت المشترين يواجهون نفس النمط مرارًا وتكرارًا. إنهم يقدمون طلبًا، وينتظرون التحديثات، ويتلقون ردودًا غامضة، ويكتشفون مشكلة عندما لا يتبقى سوى القليل من الوقت لإصلاحها. يخسر المشتري المبيعات وثقة العملاء ووقت العمل. قد يخسر المورد أيضًا الأموال من خلال إعادة العمل والإرجاع والشحن السريع. قد يستمر المورد في خذلانك لعدة أسباب عملية. تفاصيل طلبك ليست واضحة بما فيه الكفاية رسالة قصيرة مثل "الرجاء إنشاء 1000 وحدة زرقاء" تترك العديد من الأسئلة دون إجابة. ما هو اللون الأزرق الذي يجب أن يستخدمه المورد؟ ما هي المواد المقبولة؟ ما حجم التسامح الذي يمكنك قبوله؟ كيف ينبغي أن تكون معبأة البضائع؟ ما هو معيار التفتيش الذي ستستخدمه؟ إذا لم يتم تدوين هذه النقاط، فقد يكون لديك أنت والمورد أفكار مختلفة حول معنى كلمة "صحيح". قد يعتقد المورد أن الطلب يلبي الطلب بينما ترى مشكلة جودة واضحة. أقوم بتقليل هذا الخطر عن طريق إنشاء ورقة المنتج قبل تقديم الطلب. يمكن أن تشمل: - حجم المنتج ووزنه - مرجع المادة واللون - موضع الشعار وطريقة الطباعة - تفاصيل التعبئة والتغليف - التفاوت المقبول - صور المنتج أو رسوماته - متطلبات الفحص - عنوان التسليم والتاريخ المستهدف غالبًا ما تمنع الوثيقة البسيطة جدالًا طويلًا لاحقًا. ** يقبل المورد العمل بما يتجاوز قدرته الحقيقية ** يقبل بعض الموردين كل طلب لأنهم لا يريدون خسارة العميل. قد تكون خطوط الإنتاج الخاصة بهم ممتلئة بالفعل، أو قد يحتاجون إلى إرسال جزء من العمل إلى مصنع آخر. يمكن أن تكون النتيجة تأخر التسليم، أو الجودة غير المتساوية، أو الردود البطيئة. لقد قمت ذات مرة بمراجعة حالة تتعلق بتاجر تجزئة صغير طلب صناديق مخصصة لإطلاق منتج موسمي. وعد المورد بجدول إنتاج قصير، لكن المصنع كان يتعامل بالفعل مع العديد من الطلبات الكبيرة. وصلت الصناديق بعد فترة الإطلاق، على الرغم من أن المشتري قد تحقق من التاريخ عدة مرات. لقد سأل المشتري: "هل يمكنك إنهاء هذا الطلب في الوقت المحدد؟" كان من الأفضل أن يكون السؤال: "الرجاء تأكيد جدول الإنتاج الحالي لديك، وتاريخ البدء المخطط له، والإنتاج اليومي، والتاريخ الذي تصبح فيه البضائع جاهزة للفحص". تمنحك الإجابة الواضحة معلومات مفيدة أكثر من مجرد نعم. لقد اخترت المورد حسب السعر وحده قد يبدو عرض الأسعار المنخفض جذابًا، خاصة عندما تكون هوامش الربح تحت الضغط. قد يأتي أقل سعر بمواد أقل سمكًا، أو فحوصات محدودة للجودة، أو خدمة أبطأ، أو رسوم إضافية تظهر لاحقًا. لا يزال السعر مهمًا، ولكن يجب أن يكون بجانب عوامل أخرى: - جودة العينة - سرعة الاستجابة - القدرة الإنتاجية - عملية مراقبة الجودة - طريقة التغليف - تجربة التصدير - شروط الدفع الواضحة - سجل التعامل مع المنتجات المماثلة أفضل مقارنة التكلفة الكاملة للطلب. ويشمل ذلك الفحص وإعادة العمل والتخزين والتأخير وتغييرات النقل وشكاوى العملاء. قد يؤدي المورد الذي لديه سعر وحدة أعلى قليلاً إلى خلق مخاطر أقل عبر المشروع بأكمله. أنت تتحدث مع الشخص الخطأ قد تعدك جهة اتصال المبيعات بموعد التسليم دون التحقق من الإنتاج. قد لا يعلم مدير الإنتاج أن المشتري يحتاج إلى تغليف خاص. قد لا يتلقى فريق المستودع أحدث مراجعة للمنتج. هذه الفجوة تخلق معلومات مختلطة. أطلب من المورد تأكيد من يتولى كل جزء من الطلب: - اتصالات المبيعات - الأسئلة الفنية - تحديثات الإنتاج - فحص الجودة - مستندات الشحن - مشكلات ما بعد البيع كما أحتفظ بالقرارات الرئيسية كتابيًا. يمكن للمكالمة الهاتفية أن تحل المشكلة بسرعة، لكن التأكيد المكتوب يساعد كلا الجانبين على اتباع نفس الخطة. ليس لدى المورد عملية جودة واضحة يجوز للمورد فحص عدد صغير فقط من العناصر في نهاية الإنتاج. يمكن لهذا النهج أن يغفل العيوب التي بدأت أثناء إعداد المواد أو الإنتاج المبكر. هناك عملية أقوى تتحقق من الطلب في عدة نقاط: 1. مراجعة المواد الخام قبل الإنتاج 2. فحص عينة إنتاج مبكرة 3. التحقق من حجم المنتج ولونه ووظيفته ومظهره أثناء الإنتاج 4. فحص البضائع التامة الصنع قبل التعبئة 5. مطابقة ملصقات الكرتون والكميات مع ورقة الطلب لا تحتاج إلى نظام معقد للبدء. يمكن لقائمة فحص التفتيش القصيرة أن تغطي النقاط التي تؤثر بشكل أكبر على عملائك. على سبيل المثال، يمكن لمشتري الملابس التحقق من لون القماش والخياطة والقياسات والملصقات والتغليف. يمكن لمشتري الملحقات الإلكترونية التحقق من أداء الشحن والغلاف وطول الكابل وعلامات المنتج. يمكنك تغيير الطلب بعد بدء الإنتاج قد تؤدي تغييرات المنتج إلى حدوث تأخيرات وتكاليف إضافية. قد يؤدي ملف الشعار الجديد أو الحجم المعدل أو المواد المختلفة أو العبوة المحدثة إلى إجبار المورد على إيقاف الخط وتكرار العمل السابق. أحاول تجميد تفاصيل الطلب قبل بدء الإنتاج. عندما يكون التغيير ضروريًا، أطلب من المورد تأكيد أربع نقاط: - ما هو جزء الطلب الذي سيتم تغييره - ما هي التكلفة الإضافية التي قد يتم تطبيقها - كم عدد الأيام التي قد يضيفها التغيير - ما إذا كانت هناك حاجة إلى عينة جديدة، وهذا يمنع التغيير البسيط من أن يصبح مصدرًا خفيًا للصراع. ** لم تقم بتعيين روتين استجابة واضح ** تتزايد مشكلات الموردين لأنه لا أحد يعرف متى يجب مشاركة التحديث. فالمشتري ينتظر الأخبار، بينما يفترض المورد أن عدم وجود رسالة يعني عدم القلق. جدول زمني بسيط يمكن أن يساعد. قد تطلب: - تأكيد الطلب خلال يوم عمل واحد - الموافقة على العينة قبل الإنتاج الضخم - تحديث الإنتاج في مرحلة متفق عليها - صور قبل التعبئة - معلومات الشحن بعد الإرسال يعتمد الجدول الزمني الدقيق على الطلب. القيمة تأتي من التعريف بها قبل بدء العمل. أنت بحاجة إلى خطة احتياطية حتى المورد الموثوق به يمكن أن يواجه نقصًا في المواد أو مشكلات في المعدات أو تغييرات في الموظفين أو تأخيرًا في النقل. تحمي الخطة الاحتياطية عملك من الاعتماد على وعد واحد. أحتفظ بسجل للموردين البديلين والمواد المعتمدة وملفات التغليف ومستندات الفحص ومواصفات المنتج الشائعة. قد لا أستخدم هذه الخيارات كثيرًا، لكنها تقلل الضغط عند ظهور مشكلة. لا ينبغي اختيار مورد النسخ الاحتياطي إلا أثناء حالات الطوارئ. اطلب عينات وتحقق من الاتصال وتأكد من السعة الأساسية قبل حدوث مشكلة كبيرة. عندما يستمر أحد الموردين في إحباطك، ابدأ بالأدلة بدلاً من إلقاء اللوم. قم بإدراج التواريخ الفائتة وعيوب المنتج والردود غير الواضحة والتكاليف الإضافية. ابحث عن نقطة الفشل المتكررة. قد تكون الإجابة مشكلة في المورد، أو مشكلة في الاتصال، أو عملية تترك مجالًا كبيرًا لسوء الفهم. أستخدم هذه المراجعة البسيطة: - هل كانت مواصفات المنتج كاملة؟ - هل أكد المورد الجدول الزمني كتابيا؟ - هل تمت الموافقة على العينة قبل الإنتاج؟ - هل قام المورد بمشاركة تحديثات التقدم؟ - هل تم فحص الطلب قبل الشحن؟ - هل قام المورد بشرح المشاكل في وقت مبكر؟ - هل يستطيع المورد التعامل مع الطلب التالي بالحجم المطلوب؟ لا يحتاج المورد إلى أن يكون مثاليًا. أحتاج إلى أن يتواصل المورد بأمانة، ويتبع العملية المتفق عليها، ويطرح المشكلات بينما لا يزال هناك وقت للرد. الهدف ليس العثور على شريك يقول نعم دائمًا. الهدف هو العمل مع المورد الذي يقدم إجابات واقعية، ويحتفظ بالسجلات، ويتحقق من الطلب بشكل صحيح، ويتعامل مع المشكلة على أنها شيء يجب حله وليس شيئًا يجب إخفاؤه.

لا يحتاج المورد إلى تفويت كل شحنة لخلق مشكلة خطيرة. يمكن أن يؤثر طلب متأخر واحد على الإنتاج وتواريخ تسليم العملاء والتدفق النقدي وثقة فريقك في سلسلة التوريد. لقد وجدت أن علامات الإنذار المبكر تظهر غالبًا قبل حدوث فشل كبير. قد يقدم المورد تحديثات غير واضحة، أو يغير تفاصيل الطلب المتفق عليها، أو يرسل بضائع لا تتطابق مع العينة. عندما تظهر هذه العلامات معًا، لا أنتظر التأخير التالي. أتحقق من الحقائق، وأحمي عملائي، وأقرر ما إذا كان المورد لا يزال بإمكانه دعم العمل. 1. مواعيد التسليم تتغير باستمرار يجب على المورد الموثوق به تقديم خطة إنتاج وشحن واضحة. قد يتغير التاريخ عندما تكون هناك مشكلة حقيقية، مثل إغلاق المنفذ أو نقص موثق في المواد الخام. يبدأ القلق عندما يتغير الشرح مع كل رسالة. قد تسمع: - "سوف يتم شحن البضائع الأسبوع المقبل." - "المصنع ينتظر جزءًا صغيرًا." - "لقد غادرت الشحنة، لكن رقم التتبع غير جاهز." - "لم يقم الناقل بتحديث النظام." تأخير واحد لا يثبت فشل المورد. النمط المتكرر يفعل. أطلب ثلاثة تفاصيل: - مرحلة الإنتاج الحالية - تاريخ الفحص المخطط له - مستند الشحن أو معلومات التتبع إذا لم يتمكن المورد من الإجابة على هذه الأسئلة الأساسية، فأنا أتعامل مع الطلب على أنه معرض للخطر. وأطلب أيضًا جدولًا منقحًا كتابيًا. إن الجدول الزمني الواضح يمنح كلا الجانبين شيئًا يجب التحقق منه. الوعود الغامضة لا تفعل ذلك. 2. تتغير جودة المنتج من طلب إلى آخر قد يرسل المورد عينة جيدة ومجموعة إنتاج أضعف. قد تبدو المادة مختلفة، أو قد لا يتطابق اللون، أو قد يصل المنتج بتغليف سيئ. يمكن أن تظل هذه المشكلة مخفية حتى تصل البضائع إلى المستودع الخاص بك. بحلول ذلك الوقت، قد تكون قد دفعت تكاليف الشحن ورسوم التخزين ورسوم الفحص. قد يتلقى عملاؤك أيضًا منتجات لا تتطابق مع الصور أو المواصفات الموجودة على موقع الويب الخاص بك. والمثال العملي هو قيام بائع تجزئة بشراء 1000 زجاجة قابلة لإعادة الاستخدام. العينة المعتمدة لها غطاء قوي وطباعة واضحة. يصل أمر الإنتاج بأغطية فضفاضة وشعارات غير واضحة. ويقول المورد إن الفرق "ضمن نطاق الإنتاج الطبيعي"، لكن المشتري لم يوافق مطلقًا على هذا التغيير. أنا أحمي نفسي من خلال الحفاظ على معيار مكتوب للمنتج يتضمن: - نوع المادة وسمكها - نطاق الحجم والوزن - مرجع اللون - موضع الشعار - تفاصيل التغليف - مستويات العيوب المقبولة تساعد الصور، لكن القياسات المكتوبة تمنحك دعمًا أقوى. يمكن أن يكشف فحص ما قبل الشحن أيضًا عن المشكلات قبل مغادرة البضائع للمصنع. لا يؤدي الفحص إلى إزالة كل المخاطر، ولكنه يمكن أن يمنع دفعة رديئة من الوصول إلى عملائك. 3. يصبح الاتصال بطيئًا أو غامضًا أو دفاعيًا قد يكون المورد مشغولاً خلال فترات ذروة الإنتاج. الردود البطيئة ليست دائمًا علامة على سوء الخدمة. النمط يهم أكثر من رسالة متأخرة. أشعر بالقلق عندما: - يتجنب الأسئلة المباشرة - يتوقف عن مشاركة صور الإنتاج - يعطي إجابات مختلفة من خلال جهات اتصال مختلفة - يرفض تأكيد التغييرات عن طريق البريد الإلكتروني - يلوم المشتري على التفاصيل التي تم الاتفاق عليها بالفعل - يطلب الدفع قبل تقديم معلومات الطلب الأساسية لا يتطلب التواصل الجيد رسالة طويلة كل يوم. يتطلب معلومات دقيقة عندما يؤثر القرار على التكلفة أو الجودة أو التسليم. أحتفظ بسجل واحد لكل طلب. ويتضمن عرض الأسعار والموافقة على العينة ومواصفات المنتج وشروط الدفع وخطة الفحص وجدول الشحن. عندما يقوم أحد الموردين بتغيير القصة، أقوم بمقارنة الرسالة الجديدة بالاتفاقية السابقة. تساعد هذه العادة البسيطة على فصل المشكلة الحقيقية عن سوء الفهم. ماذا أفعل عند ظهور هذه العلامات لا أرسل رسالة غاضبة أو ألغي طلبًا دون التحقق من الحقائق. أستخدم عملية قصيرة: 1. قم بإدراج الوعود الفائتة والأسئلة المفتوحة. 2. اطلب من المورد تحديثًا مكتوبًا. 3. حدد موعدًا معقولًا للرد. 4. فحص البضائع من خلال الصور أو الفيديو أو الفحص أو المستندات. 5. مراجعة شروط الدفع والعقد. 6. قم بإعداد خيار مورد أو شحن آخر. أقوم أيضًا بتقليل المخاطر قبل تقديم طلب كبير. يمكن أن يُظهر أمر تجريبي أصغر كيفية تعامل المورد مع مشكلات الإنتاج والتعبئة والمستندات وما بعد البيع. أتجنب الاعتماد على السعر المنخفض عندما لا يتمكن المورد من تقديم إجابات واضحة. يجب أن تجعل العلاقة مع الموردين التخطيط أسهل، ولا تجبرني على متابعة كل تحديث. تمنحني سجلات التسليم ونتائج الفحص والتواصل الصادق رؤية أفضل من الوعود وحدها. عندما تستمر نفس العلامات التحذيرية في العودة، فإن نقل جزء من الطلب إلى مورد آخر قد يحمي الشركة ويمنح العملاء خدمة أكثر موثوقية.

يمكن للمورد أن يبدو ميسور التكلفة عند عرض الأسعار ولكنه لا يزال يكلف عملك المزيد من خلال عمليات التسليم المتأخرة وإعادة العمل والتواصل غير الواضح والمبيعات المفقودة. لقد رأيت فرقًا تركز على سعر الوحدة بينما تتجاهل التكلفة الأوسع للتعامل مع هذا المورد. لا يساعد السعر المنخفض كثيرًا عندما تصل المواد في وقت متأخر، أو تتغير جودة المنتج من دفعة إلى أخرى، أو عندما يقضي موظفوك ساعات في مطاردة التحديثات. السؤال الحقيقي بسيط: ما هي التكلفة التي كلفني بها هذا المورد بعد مغادرة الطلب للمصنع؟ انظر إلى ما هو أبعد من سعر الوحدة أقوم بمقارنة التكلفة الكاملة للمورد قبل اتخاذ القرار. يتضمن ذلك: - سعر المنتج - الشحن والمناولة - رسوم الاستيراد أو التسليم - الفحص والاختبار - تكاليف إعادة العمل والاستبدال - رسوم التخزين - الوقت الذي يقضيه الموظفون في المتابعة - المبيعات المفقودة بسبب وصول المخزون متأخرًا قد يبدو المورد الذي يتقاضى 10 دولارات لكل وحدة أرخص من المورد الذي يتقاضى 11 دولارًا. قد يقوم المورد ذو السعر المنخفض بإنشاء أعمال فحص إضافية، أو قبول عدد أقل من مطالبات الجودة، أو التسليم متأخرًا لمدة أسبوعين. وبعد إضافة هذه التكاليف، قد لا يعد عرض الأسعار الأقل هو الخيار الأقل تكلفة. ورقة تكلفة بسيطة يمكن أن تكشف الفرق. | بند التكلفة | المورد أ | المورد ب | |---|---:|---:| | سعر الوحدة | 10.00 دولار | 11.00 دولار | | فحص إضافي | 0.60 دولار | 0.20 دولار | | تقدير إعادة العمل | 0.80 دولار | 0.25 دولار | | تأثير تأخر التسليم | 0.70 دولار | 0.15 دولار | | التكلفة الإجمالية المقدرة | 12.10 دولار | 11.60 دولار | قد يقدم المورد ذو السعر الأعلى تكلفة إجمالية أقل. قياس أداء التسليم ينبغي قياس وعد التسليم الذي قطعه المورد مقابل النتائج الفعلية. أوصي بتتبع: - تاريخ التسليم المؤكد - تاريخ التسليم الفعلي - عدد الطلبات المتأخرة - متوسط ​​التأخير - وقت الاستجابة عند حدوث تأخير - النسبة المئوية للطلبات التي تم شحنها كاملة قد يستمر المورد الذي يقوم بالتسليم في الوقت المحدد تسع مرات من أصل عشرة في خلق مشكلات إذا كان الطلب المتأخر يؤثر على فترة مبيعاتك الأكثر ازدحامًا. يجب أن تظهر سجلاتك متى يحدث التأخير وما يؤثر عليه. اطلب إجابات واضحة: - ماذا يحدث إذا وصلت المواد الخام متأخرة؟ - ما مدى سرعة تلقي إشعار التأخير؟ - هل يمكن للمورد تقسيم الشحنة؟ - من يوافق على تاريخ التسليم المعدل؟ - هل هناك خطة إنتاج احتياطية؟ الإجابات الواضحة أكثر فائدة من الوعود الواسعة. التحقق من الجودة قبل الطلب الكامل غالبًا ما تصبح مشكلات الجودة باهظة الثمن بعد اكتمال الإنتاج. أفضّل مراجعة العينة أو الرسم أو مواصفات المنتج أو الطلب التجريبي قبل إجراء عملية شراء أكبر. يمكن أن تتضمن المراجعة المفيدة ما يلي: 1. تأكيد مواصفات المنتج كتابيًا. 2. اطلب عينة أو وحدة ما قبل الإنتاج. 3. تحديد الحدود المقبولة للحجم واللون والتشطيب والتعبئة والوظيفة. 4. الاتفاق على طريقة التفتيش. 5. سجل ما يحدث عندما لا تكون البضاعة مطابقة للمعايير المتفق عليها. شاركتني شركة معدات صغيرة في مشكلة مشتركة. أرسل المورد عينة تفي بالمعايير المتوقعة، لكن الدفعات اللاحقة استخدمت تشطيبًا مختلفًا. نجحت المنتجات، لكن لاحظ العملاء الفرق البصري وكان لا بد من استبدال العديد من الوحدات. ولم تكن القضية مجرد النهاية. لم تشرح مواصفات المنتج النهاية بتفاصيل كافية. يمكن للصور والقياسات والعينات المرجعية ونقاط التفتيش تقليل هذه الفجوة. مراجعة سرعة الاتصال تؤدي الردود البطيئة إلى إنشاء تكاليف عمالة مخفية. قد يقضي فريق الشراء الخاص بك ساعات في إرسال رسائل بريد إلكتروني للمتابعة، أو الاتصال بجهات اتصال مختلفة، أو التحقق من تفاصيل الشحنة. أتتبع الاتصال بسجل بسيط: - تاريخ السؤال - الشخص الذي تم الاتصال به - وقت الرد - الإجابة المستلمة - الإجراء الموعود - الإجراء المكتمل لا يحتاج المورد إلى الرد الفوري على كل رسالة. يحتاج الفريق إلى عملية اتصال واضحة وتحديثات موثوقة عندما تؤثر مشكلة ما على الطلب. عندما يكون الاتصال ضعيفًا، أطلب: - جهة اتصال رئيسية واحدة - جهة اتصال احتياطية واحدة - تنسيق تحديث الطلب القياسي - جدول زمني ثابت لتحديثات الإنتاج - تأكيد كتابي للتغييرات يؤدي هذا إلى إنشاء عملية عمل لا تعتمد على ذاكرة شخص واحد. مقارنة الموردين الذين لديهم نفس الأسئلة تصبح المقارنات بين الموردين صعبة عندما تتلقى كل شركة طلبًا مختلفًا. قد يقوم أحد الموردين بتضمين التغليف، بينما يدرجه آخر بشكل منفصل. يمكن للمرء أن يقتبس التسليم إلى المستودع الخاص بك، في حين أن الآخر يقتبس التسليم من مصنعه. أستخدم نفس الطلب لكل مورد. ويغطي: - تفاصيل المنتج - الكمية المطلوبة - احتياجات التعبئة والتغليف - موقع التسليم - فترة التسليم المستهدفة - شروط الدفع - عملية الضمان أو الاستبدال - متطلبات الفحص - فترة صلاحية عرض الأسعار وهذا يجعل المقارنة أكثر توازناً ويقلل من الارتباك أثناء التفاوض. أرخص عرض أسعار قد يستبعد الخدمات التي افترضت أنها مضمنة. الاقتباس الكامل أسهل في التقييم. اسأل عن قدرة المورد على العمل قد يتعامل المورد مع طلب صغير بشكل جيد ويواجه صعوبة في التعامل مع طلب أكبر. قبل زيادة حجم الطلب، أسأل عن: - الطاقة الإنتاجية الحالية - خطوات الإنتاج الرئيسية - الأعمال المتعاقد عليها من الباطن - مصادر المواد الخام - موظفو مراقبة الجودة - حدود موسم الذروة - الحد الأدنى لكمية الطلب - فترات الصيانة المخططة لا تحتاج إلى كل التفاصيل الداخلية. أنت بحاجة إلى معلومات كافية للحكم على ما إذا كان المورد يمكنه دعم نمط طلبك. قد يكون العمل مع المورد الذي يشرح حدود السعة علنًا أسهل من التعامل مع المورد الذي يقبل كل طلب دون مناقشة ضغوط الإنتاج. استخدم بطاقة أداء الموردين تعمل بطاقة الأداء على تحويل الانطباعات الشخصية إلى سجلات. عادةً ما أقوم بتقييم الموردين عبر خمسة مجالات: - التكلفة - التسليم - الجودة - الاتصال - التعامل مع المشكلات. يمكنك استخدام مقياس من 1 إلى 5، مع ملاحظة قصيرة لكل درجة. قم بمراجعة النتيجة بعد كل طلب رئيسي أو مرة واحدة كل ربع سنة. على سبيل المثال: | المنطقة | النتيجة | السبب | |---|---:|---| | التكلفة | 4 | السعر مستقر | | التسليم | 2 | شحنتان متأخرتان | | الجودة | 4 | العيوب الطفيفة فقط | | الاتصالات | 3 | تختلف الردود حسب جهة الاتصال | | معالجة المشكلة | 2 | استغرق الاستبدال وقتا طويلا | بطاقة الأداء لا تحل محل الحكم. فهو يوفر لك دليلاً لمراجعة الموردين ويساعدك على تحديد مكان تحسين العلاقة. إنشاء خطة احتياطية دون التسبب في أي هدر يمكن لمورد النسخ الاحتياطي أن يقلل المخاطر، إلا أن إبقاء العديد من الموردين نشطين قد يؤدي إلى زيادة العمل الإداري. أختار مستوى النسخ الاحتياطي بناءً على تأثير انقطاع العرض. بالنسبة للمنتجات الأساسية، خذ بعين الاعتبار: - مورد ثانٍ معتمد - احتياطي صغير من المخزون - مادة بديلة - طريق شحن ثانٍ - مواصفات منتج مكتوبة يمكن لمورد آخر استخدامها. الهدف ليس نقل كل طلب بعيدًا عن المورد الحالي. الهدف هو تجنب نقطة واحدة من الفشل. قم بإجراء محادثة مباشرة مع المورد عندما يتسبب أحد الموردين في حدوث مشكلات متكررة، أبدأ بالسجلات بدلاً من إلقاء اللوم. قد أقول: "على مدار الطلبات الستة الأخيرة، وصلت اثنتان متأخرتين وواحدة تتطلب إعادة العمل. أثر التأخير على الجدول الزمني لتسليم العملاء لدينا. نود الاتفاق على تحديث أسبوعي، ومعيار فحص واضح، وعملية استبدال للوحدات خارج المواصفات المتفق عليها." وهذا يعطي المورد صورة واضحة عن المشكلة ومسارًا عمليًا لتحسينها. وإذا استمرت نفس المشكلة بعد الاتفاق على العملية، يصبح القرار أسهل. يمكنك مقارنة تكلفة البقاء مع المورد بتكلفة تغيير الموردين. يجب أن يدعم المورد سير عملك، وليس إنشاء عمل يجب على فريقك إصلاحه بشكل متكرر. قم بمراجعة التكلفة الإجمالية، وتسجيل نتائج التسليم والجودة، ووضع قواعد اتصال واضحة، والاحتفاظ بخطة احتياطية معقولة. يمكن أن تساعدك هذه الخطوات في معرفة ما إذا كان عرض الأسعار المنخفض يوفر المال حقًا أم أنه ينقل التكلفة فقط إلى جزء آخر من العمل. لأية استفسارات بخصوص محتوى هذه المقالة، يرجى الاتصال بـ Allan-zheng: longxianghardware@gmail.com/WhatsApp +8618959885227.

المراجع كرالجيك، بيتر - سبتمبر 1983 - يجب أن يصبح الشراء إدارة التوريدات ديمينج، دبليو إدواردز - 1986 - الخروج من الأزمة جوران، جوزيف إم وجودفري، أ بلانتون - 1999 - دليل الجودة لجوران كريستوفر، مارتن - 2016 - اللوجستيات وإدارة سلسلة التوريد مونكزكا، روبرت إم هاندفيلد، روبرت بي جيونيبيرو، لاري سي وباترسون، جيمس إل - 2015 - إدارة المشتريات وسلسلة التوريد هاندفيلد، روبرت بي جيونيبيرو، لاري سي ومونكزكا، روبرت إم - 2019 - إدارة التوريد وسلسلة التوريد